Vergaderen

Hoe kan het dat agenda’s vol lopen met uitnodigen voor vergaderingen, overleggen, bila’s, stavaza- overleggen en diverse bijeenkomsten, is dat de nederlandse vergadercultuur?

Tussen vergaderen en samenwerken lijkt soms maar weinig verschil te zitten. Vergaderen en samenwerken hebben zeker nut en hebben allebei een plaats in een project, in een team én dus in de agenda. Maar er is wel een verschil tussen beide. Wanneer men bewust is van dit verschil, wordt er effectief samengewerkt en efficiënt vergaderd.

Voor elke functie, organisatie, team maar zeker als mens gaat het niet om de informatie, de theorieën en de modellen over vergaderen. De cultuur en de gewoonten bepalen mede de samenwerking en de overlegstructuren. Efficiënt vergaderen vraagt iets van jou en de omgeving. Om zelf invloed te kunnen hebben op de hoeveelheid vergadertijd kun je beginnen met georganiseerd vergaderen.

Door georganiseerd te vergaderen komen er minder ongewenste vergaderingen in de agenda en wordt vergaderen zinvol. Dus minder verspilde tijd en minder volle agenda’s. 

5 tips voor je een vergadering accepteert:

• lees de uitnodiging.
• vraag waarom jij aanwezig moet zijn.
• vraag naar een agenda (doel en tijd).
• vraag wat er van je verwacht wordt.
• laat het geen verspilde tijd zijn.

5 tips voor je een vergadering organiseert:

• tref de nodige voorbereiding.
• zijn de juiste personen uitgenodigd?
• wat is de opstelling?
• waarom nu?
• wat wordt er verwacht van de deelnemers?

5 vergadertips:

• maak een goede start.
• probeer meer te luisteren en minder te praten
• zorg voor duidelijke actiepunten.
• hou het makkelijk.
• kijk voornamelijk vooruit.

Als professional organizer help ik mensen en organisaties efficiënter te vergaderen door het toepassen van goede vergader gewoontes.